Striktné regulačné požiadavky a ďalší nárast elektronickej komunikácie zvýši v roku 2020 nároky na archiváciu firemných e-mailov, keďže tento rok by malo byť podľa odhadov poslaných a prijatých globálne viac ako 300 miliárd e-mailov každý deň.

Zhruba 130 miliárd z toho tvorí obchodná elektronická pošta, pričom každoročne sa počet firemných e-mailov zvýši o cca 3%. Nutnosť archivovať firemnú elektronickú poštu požadujú napríklad v USA všeobecné zákony typu Sarbanes-Oxley plus nariadenia zamerané špecificky na odvetvie, ako napríklad HIPAA v zdravotníctve. Na Slovensku má každá firma povinnosť mať plnú kontrolu nad zmazanými a archivovanými e-mailami vďaka európskemu nariadeniu GDPR a ďalšie povinnosti vyplývajú z lokálnych požiadaviek na uchovávanie finančných a účtovných dokumentov. Vzhľadom na to, že používatelia v malých a stredných firmách často nechávajú dôležité dokumenty iba vo forme e-mailových príloh, je životne dôležité obchodnú elektronickú poštu spoľahlivo a dôveryhodne archivovať.

Aké parametre je potrebné pri výbere riešení zvažovať:

  1. Používateľská prívetivosť – Účelom archivačného riešenia je spoľahlivo uložiť e-maily a rýchlo ich nájsť a zobraziť na PC aj v mobilných zariadeniach bez nutnosti podpory IT oddelenia;
  2. Prepojenie s viacerými poštovými servermi – nárast elektronickej komunikácie znamená, že stále viac organizácií potrebuje dva a viac poštových serverov a kompatibilitu s viacerými e-mailovými klientmi;
  3. Off-line prístup na archivačný server – V prípade výpadku poštového systému či konektivity by používatelia mali mať stále prístup k histórii svojich emailov s cieľom zachovať obchodnú kontinuitu;
  4. Efektívne celkové náklady – Riešenie by malo zvýšiť celkovú efektivitu formou nižších nákladov na ukladací priestor, vyššej produktivity užívateľov a minimalizácie rizík vyplývajúcich zo straty dôležitých e-mailov;
  5. Dodržanie regulačných nariadení – S využitím automatizovanej archivácie, kontroly nad uloženými dátami a záznamu logov udalostí pre splnenie prípadných auditných požiadaviek.

Vhodné riešenia, ktorých je viacero umožňujú IT administrátorom archivovať, ukladať a vyhľadávať internú aj externú elektronickú poštu, súborové prílohy a dáta z kalendárov v jednom centrálnom, zabezpečenom úložisku. Pri zálohe dôležitých e-mailov by sme rozhodne odporúčali siahnuť po coloudových úložiskách, alebo privátnom cloude (NAS serveri), kde sa dané zálohy môžu ľahko a jednoducho ukladať.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.